Chuẩn bị gói file ảnh gửi nhà in thẻ nhựa: định dạng, hệ màu và bảng dữ liệu kèm theo

Nhà in thẻ nhựa thường trả lại cả lô nếu file thiếu thông tin, nên trước khi gửi ảnh nhân viên làm bằng phần mềm tạo ảnh thẻ trực tuyến, hãy đóng gói đầy đủ theo danh sách dưới đây.

Thành phần của gói file

• Thư mục ảnh, mỗi người một file.
• Bảng dữ liệu: mã, họ tên, chức danh, phòng ban, tên file ảnh, ngày hết hạn nếu có.
• File thiết kế mẫu thẻ hoặc yêu cầu thiết kế.
• Ghi chú đặc biệt: thẻ nào in gấp, thẻ nào in hai mặt.

Định dạng ảnh

JPG là định dạng phổ biến, nhà in nào cũng nhận. PNG dùng được nếu nhà in yêu cầu. Lưu JPG ở chất lượng cao, tránh nén mạnh làm mất chi tiết. Không gửi ảnh chụp màn hình hay ảnh đã qua ứng dụng chat.

Kích thước pixel

Hỏi nhà in kích thước ô ảnh trên thẻ, rồi tính pixel ở 300 dpi: centimet chia 2,54, nhân 300. Gửi ảnh bằng hoặc lớn hơn mức này. Ảnh quá nhỏ sẽ mờ khi in lên nhựa.

Hệ màu

Ảnh từ điện thoại và công cụ trực tuyến thường ở hệ màu sRGB. Phần lớn nhà in thẻ nhận sRGB và tự chuyển đổi. Nếu nhà in yêu cầu hệ màu khác, hỏi họ có tự chuyển không thay vì tự chuyển bằng phần mềm không quen.

Tỉ lệ khớp ô ảnh

Ô ảnh 2x3 cần ảnh tỉ lệ 2:3, ô 3x4 cần tỉ lệ 3:4. Tạo ảnh đúng tỉ lệ ngay từ công cụ. Nếu gửi sai, nhà in sẽ cắt hoặc kéo dãn, mặt bị méo.

Bảng dữ liệu khớp tên file

Cột tên file trong bảng phải khớp chính xác với tên file trong thư mục, kể cả chữ hoa chữ thường và phần đuôi. Một lỗi nhỏ ở đây khiến phần mềm in không tìm thấy ảnh. Kiểm tra bằng cách đếm số dòng và số file.

Tên file không dấu

Dùng tên không dấu, không khoảng trắng, không ký tự đặc biệt: NV0123_NguyenVanA.jpg. Một số phần mềm in xử lý kém tiếng Việt có dấu.

Gửi file an toàn

Nén thư mục, đặt mật khẩu nếu có thể, gửi qua kênh công ty chứ không qua tài khoản cá nhân. Gửi mật khẩu qua kênh khác. Yêu cầu nhà in xóa file sau khi hoàn tất đơn hàng.

Thời gian giao nhận

Hỏi nhà in thời gian xử lý từ khi nhận đủ file đến khi giao thẻ, và hạn chót nhận file cho mỗi đợt. Gửi sớm một hai ngày so với hạn để còn thời gian sửa nếu file bị trả.

Duyệt bản mẫu

Yêu cầu nhà in gửi bản mẫu một hai thẻ, ảnh chụp hoặc thẻ thật. Kiểm tra ảnh, tên, màu. Chỉ duyệt in cả lô khi bản mẫu đạt.

Thẻ cho người nước ngoài

Thẻ nhân viên của chuyên gia nước ngoài dùng ảnh thẻ nội bộ như mọi người. Nhưng ảnh trên giấy phép lao động hay thẻ tạm trú là hồ sơ riêng, không gửi nhà in thẻ.

Giải thích về file, dpi và giấy in ảnh thẻ có trong trang in ảnh thẻ của CoolMe.