Ký túc xá và nhà trọ quản lý tập trung: làm thẻ cư trú có ảnh 2x3 cho người ở

Ban quản lý ký túc xá hay khu nhà trọ tập trung thường cần thẻ cư trú có ảnh để bảo vệ nhận diện người ở, và đề nghị người thuê làm ảnh 2x3 bằng trình tạo ảnh thẻ từ selfie ngay khi ký hợp đồng giúp có thẻ trong ngày đầu.

Vì sao thẻ cư trú cần ảnh

• Bảo vệ nhận diện người ở khi ra vào, nhất là ban đêm.
• Phân biệt người ở với khách đến thăm.
• Hỗ trợ khi có sự cố cần xác định người trong tòa nhà.

Ảnh rõ mặt quan trọng hơn ảnh đẹp.

Vì sao chọn khổ 2x3

Thẻ cư trú thường nhỏ, cỡ thẻ ngân hàng hoặc nhỏ hơn. Ô ảnh 2x3 vừa với thẻ, để lại chỗ cho tên, số phòng và hạn sử dụng. Tỉ lệ 2:3 cũng giống 4x6, nên nếu người ở đã có file 4x6 đúng tỉ lệ và đủ lớn, bạn có thể in thu nhỏ.

Thu ảnh khi nhận phòng

• Gửi đường link và yêu cầu ảnh cùng tin nhắn xác nhận đặt phòng.
• Người ở gửi ảnh trước ngày nhận phòng, hoặc chụp tại quầy khi đến.
• Ban quản lý in thẻ, phát cùng chìa khóa.

Với sinh viên năm nhất, nhiều em đã có sẵn ảnh 2x3 từ hồ sơ nhập học.

Góc chụp tại quầy

Một tấm phông sáng sau quầy, điện thoại trên chân máy. Nhân viên chụp người ở ngay khi làm thủ tục, làm ảnh 2x3 và in. Cách này đảm bảo không ai nhận phòng mà thiếu thẻ.

Thông tin trên thẻ

• Ảnh 2x3.
• Họ tên, số phòng.
• Ngày hết hạn trùng với hợp đồng.
• Số điện thoại ban quản lý.

Không in số giấy tờ tùy thân lên thẻ.

Thẻ cho khách lưu trú ngắn ngày

Người thân đến ở vài hôm có thể nhận thẻ khách không ảnh, ghi rõ ngày hết hạn và số phòng đang thăm. Chỉ người ở chính thức mới cần thẻ có ảnh. Cách này giảm khối lượng dữ liệu cá nhân ban quản lý phải lưu.

Khi người ở thay đổi

Người chuyển đi phải trả thẻ. Thẻ của người đã rời đi được ghi nhận vô hiệu trong danh sách của bảo vệ. Người mới vào làm thẻ mới theo quy trình trên.

Bảo vệ dữ liệu người thuê

Ảnh và thông tin của người ở chỉ dùng cho quản lý cư trú. Lưu ở máy tính của ban quản lý có mật khẩu, không để trong nhóm chat của tòa nhà. Xóa ảnh khi hết hợp đồng, trừ khi có quy định lưu lâu hơn.

Khai báo cư trú là việc khác

Thẻ cư trú của tòa nhà không thay thế thủ tục đăng ký cư trú theo quy định của nhà nước. Ban quản lý nên nhắc người thuê thực hiện thủ tục đó riêng theo hướng dẫn của cơ quan chức năng.

Chi phí

Người thuê tự làm ảnh không phải trả cho phần đăng ký và lượt thử; app nhanh có phí mỗi ảnh, giá hiện trước. Ban quản lý có thể chụp miễn phí tại quầy cho người không tự làm.

Ảnh 2x3 khác 3x4 thế nào và cách in cho đúng được giải thích ở bài ảnh thẻ 2x3 của CoolMe.