Khi nào doanh nghiệp không nên dùng ảnh thẻ AI: danh sách giấy tờ cần ảnh chụp thật

Nhiều công ty đã quen dùng công cụ làm ảnh thẻ từ ảnh tự chụp cho thẻ nhân viên và hồ sơ tuyển dụng, nhưng vẫn có một nhóm giấy tờ mà phòng hành chính nên dặn rõ: phải dùng ảnh chụp thật, không qua chỉnh sửa.

Vì sao có giới hạn

Ảnh trên giấy tờ tùy thân và hồ sơ xuất nhập cảnh dùng để nhận dạng. Cơ quan cấp cần ảnh phản ánh đúng khuôn mặt, đôi khi để đối chiếu bằng phần mềm. Làm mịn da, thay phông hay nắn lại sáng tối đều có nguy cơ bị xếp vào diện ảnh đã can thiệp. Bộ Ngoại giao Mỹ chẳng hạn ghi rõ không nhận ảnh bị can thiệp kỹ thuật số.

Danh sách nên dùng ảnh chụp thật

• Visa công tác, visa đi hội chợ, hội thảo nước ngoài. Riêng Mỹ: khổ vuông 2x2 inch, phông trắng hay ngà, ảnh không cũ quá nửa năm, bỏ kính.
• Hộ chiếu cho nhân viên lần đầu đi công tác.
• Hồ sơ xin phép làm việc cho người nước ngoài mà công ty bảo lãnh, cùng các giấy tờ đi kèm, nếu cơ quan có yêu cầu ảnh riêng; hỏi lại đơn vị tiếp nhận về quy cách.
• Căn cước: ảnh do cơ quan công an chụp khi làm thủ tục, nhân viên không cần mang ảnh.
• Thẻ dự thi chứng chỉ quốc tế như ngoại ngữ, kế toán, nơi ảnh thường được chụp ở điểm thi hoặc có quy định riêng.

Danh sách dùng ảnh AI hợp lý

• Thẻ nhân viên, thẻ ra vào, thẻ gửi xe.
• Danh bạ nội bộ, hồ sơ trên phần mềm nhân sự.
• CV ứng tuyển, hồ sơ năng lực, trang đội ngũ trên website.
• Thẻ đeo hội nghị, chữ ký email.

Với các hồ sơ có ô ảnh nhưng không nêu yêu cầu chỉnh sửa, đọc kỹ mẫu và hỏi lại bên nhận nếu chưa chắc.

Quy trình đề xuất cho phòng hành chính

1. Lập bảng giấy tờ, ghi rõ cột "ảnh chụp thật" hay "được dùng ảnh tạo từ selfie".

2. Khi nhân viên chuẩn bị đi công tác, gửi kèm hướng dẫn chụp ảnh visa ở tiệm, dặn thợ không làm đẹp, không chỉnh nền.

3. Lưu bản điện tử ảnh visa để dùng cho các lần nộp sau, chú ý thời hạn sáu tháng.

4. Với hồ sơ nộp trực tuyến như DS-160, kiểm tra file: JPEG, vuông, từ 600 đến 1200 điểm ảnh mỗi cạnh, không quá 240 KB.

Chi phí sai lầm

Một bộ hồ sơ visa bị yêu cầu bổ sung ảnh có thể làm lỡ lịch hội chợ hay buổi gặp đối tác. So với khoản tiết kiệm nhỏ khi dùng ảnh tự làm, rủi ro này lớn hơn nhiều. Đó là lý do nên tách bạch hai nhóm ngay từ đầu.

Truyền đạt cho nhân viên

Đừng chỉ ghi "nộp ảnh 4x6". Ghi kèm "ảnh chụp tại tiệm, không chỉnh sửa" với nhóm giấy tờ nhạy cảm, và "có thể tự tạo" với nhóm còn lại. Nhân viên mới thường không biết sự khác biệt này.

Nguồn

Bảng kích thước ảnh cho visa và CV có trong bài kích thước ảnh visa và CV của CoolMe; riêng nhận định ảnh AI đạt chuẩn visa trong bài đó cần hiểu thận trọng như phân tích ở trên.