Chuẩn ảnh đại diện cho danh bạ nội bộ và chữ ký email: một trang quy định cho cả công ty

Danh bạ nội bộ, ứng dụng nhắn tin công việc và chữ ký email đều hiển thị ảnh đại diện, và với trình làm ảnh hồ sơ từ selfie, mọi nhân viên có thể có ảnh đồng bộ nếu công ty ban hành một trang quy định rõ ràng.

Vì sao cần đồng bộ

Đối tác nhận email từ ba nhân viên, mỗi người một kiểu ảnh: ảnh du lịch, ảnh con mèo, ảnh mờ. Ấn tượng về công ty bị phân tán. Trong nội bộ, nhân viên mới khó nhận ra đồng nghiệp ở các chi nhánh khác khi ảnh không rõ mặt.

Mẫu quy định một trang

Khung hình

Lấy nửa người phía trên, gương mặt hướng về máy hoặc xoay rất nhẹ, mặt chiếm khoảng một nửa đến hai phần ba khung. Ảnh vuông, vì phần lớn ứng dụng hiển thị khung tròn hoặc vuông.

Nền

Một màu trung tính thống nhất, ví dụ xám nhạt, hoặc màu nhận diện của công ty ở độ nhạt vừa phải. Không dùng nền phong cảnh.

Trang phục

Trang phục đi làm thường ngày, hoặc áo có logo công ty. Không đội mũ, không kính râm.

Biểu cảm

Mỉm cười tự nhiên, thân thiện. Đây không phải ảnh giấy tờ.

Kích thước file

Ảnh vuông, đủ nét khi mở trên màn hình máy tính cỡ lớn, nhưng nhẹ để trang tải nhanh.

Thực hiện trong một tuần

• Ngày 1: gửi quy định kèm ảnh mẫu.
• Ngày 2–4: nhân viên tự chụp selfie, tạo ảnh và tải lên hệ thống.
• Ngày 5: bộ phận truyền thông nội bộ rà soát, nhắc người chưa làm.

Nhân viên có thể dùng thư viện mẫu trang phục công sở trong công cụ nếu muốn ảnh lịch sự hơn, miễn là vẫn giống người thật.

Chữ ký email

Ảnh trong chữ ký email nên nhỏ, đặt cạnh tên và chức danh. Lưu ảnh trên máy chủ của công ty thay vì nhúng trực tiếp, để không làm email nặng. Kiểm tra hiển thị trên cả điện thoại và máy tính.

Ảnh đại diện khác ảnh thẻ

Thẻ nhân viên dùng ảnh thẻ dọc, nền theo quy định, mặt trung tính. Ảnh danh bạ, chữ ký email dùng ảnh vuông, thân thiện hơn. Cả hai có thể làm từ một ảnh gốc, nhưng nên xuất thành hai file riêng.

Tôn trọng lựa chọn cá nhân

Có nhân viên không muốn ảnh mình xuất hiện trong email gửi ra ngoài. Cho phép họ dùng ảnh trong danh bạ nội bộ nhưng không hiện trong chữ ký email, hoặc dùng chữ cái đầu tên thay ảnh.

Cập nhật định kỳ

Nhắc nhân viên cập nhật ảnh khi thay đổi ngoại hình rõ rệt. Khi nhân viên nghỉ việc, xóa ảnh khỏi danh bạ và hệ thống email ngay trong ngày bàn giao.

Chi phí cho cả công ty

Đăng ký và thử không mất phí; khi cả công ty tạo ảnh qua app nhanh, phí tính từng ảnh và báo trước. Công ty có thể chọn trả chung để đảm bảo mọi người tham gia.

Năm bước dựng ảnh LinkedIn, Facebook từ một tấm selfie, hữu ích khi soạn quy định này, có tại bài hướng dẫn tạo ảnh profile của CoolMe.