Nhân viên lần đầu làm hộ chiếu để đi công tác: phòng hành chính hỗ trợ khâu ảnh thế nào

Khi một nhân viên được cử đi công tác nước ngoài lần đầu, hộ chiếu thường là nút thắt về thời gian; phòng hành chính có thể hỗ trợ khâu ảnh rất hiệu quả, miễn là phân biệt rõ giữa ảnh nộp cơ quan và những tấm làm nhanh bằng trình tạo ảnh thẻ trên CoolMe.

Yêu cầu ảnh hộ chiếu phổ thông

Cỡ 4x6, phông trắng, chính diện, không mũ, bỏ kính, mới chụp và khớp với dáng vẻ hiện giờ. Khi khai trên cổng dịch vụ công, ảnh nộp dưới dạng file theo yêu cầu kỹ thuật ghi trên cổng. Một tấm bị sửa đến mức lệch nét mặt dễ kéo theo yêu cầu nộp bổ sung.

Vì sao phòng hành chính nên hỗ trợ

• Nhân viên lần đầu làm hộ chiếu thường không biết yêu cầu ảnh.
• Một lần nộp lại có thể làm lỡ lịch công tác, ảnh hưởng hợp đồng.
• Hỗ trợ một lần tạo ra quy trình dùng cho các lần cử người sau.

Quy trình hỗ trợ

1. Gửi nhân viên bảng yêu cầu ảnh và danh sách giấy tờ.

2. Chụp ảnh tại góc chụp văn phòng với phông trắng thật, hoặc giới thiệu tiệm ảnh gần công ty.

3. Kiểm tra ảnh theo checklist: khổ, nền, kính, tóc, tai, ánh sáng, không chỉnh sửa.

4. Hỗ trợ nhân viên khai trực tuyến nếu họ chưa quen, nhưng để nhân viên tự đăng nhập tài khoản định danh của mình.

5. Ghi lại ngày nộp, ngày hẹn trả để theo dõi.

Chụp ảnh thật đạt chuẩn tại văn phòng

• Phông trắng phẳng, không nhăn.
• Hai nguồn sáng hai bên, hoặc cửa sổ phía trước cộng tấm hắt sáng.
• Nhân viên ngồi thẳng, tháo kính, tóc vén gọn lộ tai và lông mày.
• Dùng ống kính mặt lưng, đặt ngang mắt, lùi xa ngoài một mét.
• Cắt về đúng 4x6 là xong, đừng đụng tới da hay màu sắc.

Lỗi hay gặp

• Nền ngả xám do ánh sáng yếu.
• Tóc mái che lông mày.
• Áo trắng trên nền trắng, mất đường vai.
• Ảnh được tiệm làm đẹp mặc dù không yêu cầu.

Dặn rõ nhân viên hoặc tiệm: ảnh cho hộ chiếu, không chỉnh sửa.

Sau khi có hộ chiếu

Bước tiếp theo thường là visa, và mỗi nước có khổ ảnh riêng. Đừng dùng ảnh 4x6 cho visa nước khác. Phòng hành chính nên có bảng tra theo nước đến.

Những ảnh khác của chuyến đi

Thẻ đeo hội chợ, hồ sơ năng lực gửi đối tác, danh thiếp điện tử có thể dùng ảnh làm từ selfie. Người dùng mới vào thẳng bằng email, chưa cần phương thức thanh toán; khi chuyển sang app nhanh, mức phí từng tấm được báo rõ.

Bảo mật thông tin cá nhân

Thông tin định danh và ảnh của nhân viên chỉ dùng cho hồ sơ. Không lưu ảnh chụp giấy tờ trên máy dùng chung. Khi hỗ trợ khai trực tuyến, không ghi lại mật khẩu của nhân viên.

Các yêu cầu cơ bản và phần kiểm tra chất lượng ảnh hộ chiếu có ở bài hướng dẫn chụp ảnh hộ chiếu trên blog CoolMe.